Überblick
SMART OfficeHub bündelt E-Mails, Kalendertermine und Dokumentanhänge in einem lokalen Arbeitscockpit. Die App hilft beim Sichten von Nachrichten, Erstellen oder Aktualisieren von Antwortentwürfen, Prüfen kommender Termine und Ordnen von Dokumentanhängen.
Die Basisfunktionen benötigen keine externe KI. Die aktuelle KI-Übersicht arbeitet lokal mit den geladenen Mail-, Termin- und Dokumentdaten und hilft beim Priorisieren, Zusammenfassen und Formulieren.
Einrichtung & Zugang
Lizenzschlüssel aktivieren
Ein Lizenzschlüssel wird in Apps verwendet, die eine Lizenzprüfung besitzen. Er wird dort im Lizenz- oder Einstellungsbereich eingegeben, muss vor der produktiven Nutzung aktiviert werden und schaltet die App-Nutzung frei. In SMART OfficeHub ist aktuell noch keine Lizenzmaske eingebaut.
Der Lizenzschlüssel aktiviert nur die Nutzung der Software. Er ersetzt keinen API-Key.
API-Key erstellen
- Anthropic Console öffnen.
- Konto erstellen oder einloggen.
- Bereich „API Keys“ öffnen.
- Neuen API-Key erstellen.
- API-Key kopieren.
- In SMART OfficeHub oben „API-Schlüssel“ öffnen, API-Key eintragen und „Speichern“ klicken.
Hinweis: Beim Speichern prüft SMART OfficeHub die Anthropic-Verbindung automatisch. Der Button „Verbindung“ bleibt neutral, bis die Prüfung erfolgreich war; danach zeigt er „Verbindung OK“ in Grün.
Warum ein API-Key erforderlich ist
Wenn eine App KI-Funktionen über die Anthropic API nutzt, verbindet der API-Key die App mit Ihrem persönlichen Anthropic-Konto. KI-Anfragen werden dadurch Ihrem Konto zugeordnet. Ohne API-Key können solche KI-Funktionen nicht ausgeführt werden.
Warum auch bei bezahltem App-Abo ein API-Key nötig ist
Lizenzschlüssel und API-Key erfüllen unterschiedliche Aufgaben: Der Lizenzschlüssel aktiviert die Nutzung dieser App. Er bestätigt, dass Sie berechtigt sind, die Software zu verwenden. Der API-Key verbindet die App mit Ihrem Anthropic-Konto. Er ist erforderlich, damit KI-Funktionen ausgeführt werden können. Auch bei einer bezahlten App-Lizenz wird ein eigener API-Key benötigt, weil die Nutzung der KI-Modelle technisch und abrechnungstechnisch getrennt über Anthropic erfolgt.
Warum Anthropic verwendet wird
Anthropic wurde gewählt, weil Claude-Modelle stark bei strukturiertem Arbeiten, Textanalyse, Zusammenfassungen und professionellen Workflows sind. Claude eignet sich gut für längere Dokumente, komplexe Eingaben und nachvollziehbare Ausgaben. Anthropic legt Wert auf Sicherheit, Zuverlässigkeit und verantwortungsvolle KI-Nutzung. Der Nutzer behält über den eigenen API-Key Kontrolle über Nutzung und Abrechnung.
Schnellstart
- Falls vorhanden: Lizenzschlüssel im Lizenzbereich aktivieren.
- Falls KI-Funktionen genutzt werden: Anthropic API-Key eintragen.
- Google über „Mit Google verbinden“ autorisieren.
- Posteingang laden und Arbeitsbereich wählen: Mails, Termine, Dokumente oder KI Übersicht.
- Mail, Termin, Dokument oder KI-Hinweis öffnen, Ergebnis prüfen und Entwurf, Status oder Analyse weiterverwenden.
Bedienoberfläche
Die App ist in vier Arbeitsbereiche gegliedert: Mails, Termine, Dokumente und KI Übersicht. Oben zeigen Kennzahlen den Gesamtbestand. Darunter wählen Sie den Arbeitsbereich. Links steht die jeweilige Liste, rechts der Detailbereich mit Zusammenfassung, Originalinhalt, Bewertung und möglichen Aktionen.
Die Bereiche sind bewusst getrennt: Mails dienen der Kommunikation, Termine der Planung, Dokumente der Prüfung von Anhängen und KI Übersicht der Priorisierung über alle Bereiche hinweg.
Vorteile von Terminen und Dokumenten
Termine
- Sie sehen nicht nur Mails mit Terminbezug, sondern echte Kalendereinträge aus verbundenen und sichtbaren Kalendern.
- Termine können nach Vorbereitung, fehlenden Informationen und Dringlichkeit bewertet werden.
- Terminabstimmungen aus Mails lassen sich schneller erkennen und in passende Antwortentwürfe überführen.
- Apple-Kalender, die in Google eingebunden sind, können sichtbar werden, sobald sie im Google Kalender verfügbar und synchronisiert sind.
- Der Vorteil im Alltag: weniger Suchen zwischen Mail, Kalender und Antwortentwurf.
Dokumente
- Der Dokumentbereich sammelt Anhänge und Unterlagen als eigene Arbeitsliste, damit wichtige Dokumente nicht in einzelnen Mails untergehen.
- Anhänge können als Rechnung, Angebot, Vertrag, Protokoll, Formular oder allgemeine Unterlage eingeordnet werden.
- Fristen, Beträge, Risiken, Rückfragen und Prüfbedarf können schneller erkannt werden.
- Dokumente lassen sich unabhängig von der Mail als Aufgabe betrachten: prüfen, nachfragen, freigeben, archivieren oder für einen Entwurf nutzen.
- Der Vorteil im Alltag: Dokumente werden vom Mailverkehr getrennt und als prüfbare Arbeitsobjekte sichtbar.
KI Übersicht
Die KI Übersicht führt wichtige Hinweise aus Mails, Terminen und Dokumenten zusammen. Sie ist der schnelle Blick auf „Was ist jetzt wichtig?“ und ersetzt nicht die Prüfung der Originaldaten.
Wichtige Funktionen
- Mails nach Antwortbedarf, Prüfung, Terminen, Info und Werbung sortieren.
- Antwortentwürfe erstellen oder vorhandene Entwürfe aktualisieren.
- Echte Termine aus allen sichtbaren Kalendern lesen.
- Anhänge als Dokumente erfassen, typisieren und mit Status versehen.
- Dokumentinhalt bei Bedarf laden und einfache Textanalyse ausführen.
KI-Aufgaben
- Mails nach Dringlichkeit, Antwortbedarf und Kontext bewerten.
- Mail-Zusammenfassungen mit Kernaussage, Handlungsbedarf und Kontext anzeigen.
- Antwortentwürfe über KI in den Tonalitäten professionell, freundlich, kurz oder verbindlich formulieren lassen.
- Termine nach Vorbereitungsbedarf, fehlenden Angaben und Dringlichkeit auswerten.
- Dokumente nach Fristen, Beträgen, Risiken und Analysebedarf prüfen.
- Eine Tagesübersicht mit den wichtigsten KI-Hinweisen erzeugen.
Typischer Workflow
Posteingang aktualisieren, Arbeitsbereich wählen, wichtigste Einträge prüfen, vollständige Mail oder Dokumentdetails öffnen, Status setzen und bei Bedarf einen Antwortentwurf erstellen oder aktualisieren.
Eingaben & Daten
SMART OfficeHub liest E-Mails, Antwortentwürfe, Anhangmetadaten und Kalendereinträge aus den verbundenen Konten. OAuth-Tokens liegen lokal im Projektordner. Dokumentstatus und Entwurfszuordnung werden aktuell in der Browsersitzung gespeichert.
Ergebnisse verstehen
Kategorien, Dokumenttypen und Prüfsignale sind Arbeitshilfen. Prüfen Sie Originalmail, Kalenderdetails und Dokumentinhalt, bevor Sie archivieren, antworten oder Fristen ableiten.
Fehler & Lösungen
- Google Login funktioniert nicht: App über http://localhost:8791 öffnen, nicht als Datei.
- Keine Kalendertermine: Prüfen, ob der Kalender in Google sichtbar ist und die Calendar API aktiv ist.
- Keine Dokumente: Nur echte Anhänge aus geladenen Nachrichten erscheinen im Dokumentbereich.
- Dokumentanalyse leer: Der Dateityp benötigt eventuell einen Spezialparser.
Version & Hinweise
Lokale SMART OfficeHub-Version für E-Mail, Kalender und Dokumentanhänge. Die App verlässt beim Öffnen der Hilfe nicht die aktuelle Ansicht; Eingaben im Arbeitsbereich bleiben erhalten.